15 août 2011

Cet article a été mis à jour le 29 juin 2012 à 12:43

Déménager son entreprise, ça se prépare, et ne s’improvise surtout pas. Un déménagement non préparé peut avoir de lourdes conséquences, notamment sur les salariés, et être la source de stress, mais aussi de divers troubles. Déménager, c’est aussi une étape importante, une véritable chance pour l’entreprise.

Déménagement d’entreprise : mode d’emploi

Oui, dans le monde professionnel comme dans la vie personnelle, déménager est un bouleversement pour les salariés. La nouveauté signifie la découverte de nouveaux locaux, la perte de repères, et la prise de nouvelles habitudes. Chaque salarié va vivre ce temps fort à sa manière. Humainement, un déménagement d’entreprise est très anxiogène pour de nombreux salariés. Voila pourquoi il est primordial d’apporter une attention particulière au volet humain. Des cabinets spécialisés en ingénierie immobilière sont apparus depuis plusieurs années, et proposent des prestations globales, qui vont bien au delà du simple déménagement de cartons.

Le diagnostic avant le déménagement

Organisation de l’entreprise, analyse des modes de travail, mais aussi de ses effectifs, de nombreuses entreprise se paient un « coach » qui dresse un bilan avant le déménagement, pour identifier les attentes et les facteurs de résistance au changement. Cette phase, bien souvent négligée, notamment dans les grandes structures, permet de déceler parmi le personnel les enthousiastes à l’idée de déménager (on parle en général de 10% des effectifs), qui pourront servir de relais plus tard… C’est aussi à ce moment que l’on peut mieux percevoir les réfractaires !

Ce qui change avec le déménagement

En remettant à plat les habitudes de travail, l’entreprise peut ressouder les liens et mieux fédérer son personnel autour d’un projet commun. Le déménagement doit bien se passer pour être utilisé, tant pour les RH que pour la direction, comme une marche, une étape. Si c’est un fiasco, alors les conséquences négatives arriveront aussi vite :

• Démotivation,
• Perte de confiance en soi, et dans l’entreprise
• Absentéisme et retards plus fréquents
• Démissions importantes
• Multiplication des conflits sociaux

En effet, sur le plan humain, les « compétences » et le patrimoine humain sont clairement menacés en phase de déménagement. Outres les bureaux, les cartons, des éléments de communication, c’est la mémoire de l’entreprise qu’il faut déplacer, un ensemble impalpable… Pour que tout se passe au mieux, plusieurs outils sont à la disposition des décideurs :

– informer en amont par lettre interne ou via le réseau
– faire état de l’avancement des travaux et faire vivre le chantier pour aider les salariés à s’approprier les futurs bureaux
– Organiser une visite des futurs locaux
– Créer des groupes de travail pour organiser le déplacement
– Demander l’avis du personnel par un sondage, pour choir un style de mobilier, des couleurs, des élements de la salle de pause.

Il faut impliquer les salariés en amont afin de faciliter l’adhésion au projet de déménagement

Comment rendre un déménagement positif

Ne vous laissez pas embarquer dans des rumeurs, qui seront forcément présentes. « Il parait que les bureaux sont tout petit, il parait que ce sera un open-space géant, bonjour l’intimité« . L’inconnu est source de rumeur, et elle peut bien entendu profiter à certains dans l’entreprise. La solution ? Ne pas se borner à faire une communication trop formelle et descendante, mais privilégier, en complément, des moments d’échanges transversaux. Votre entreprise s’installe à proximité d’autres sociétés déjà en place ? pourquoi ne pas les rencontrer, et parler du déménagement, via d’autres acteurs extérieurs de l’entreprise, qui ne seront pas perçus comme orientés et non objectifs.

Les freins les plus souvent rencontrés sont égoïstes : allongement de la distance maison / travail, perte de pouvoir d’achat, quartier que l’on aime pas… Des freins qui  peuvent être levés via l’ajout de services supplémentaires, qui n’étaient pas présents dans les anciens bureaux. Prenez en charge les abonnements aux transports en commun, proposez une crèche d’entreprise, un restaurant d’entreprise ou une salle de sport en interne, et vous verrez que la motivation à venir jusqu’au bureau revient.

Le rétro-planning idéal pour son déménagement d’entreprise :

J- 90 à J-45 : Définition d’un cahier des charges clair, consultation de professionnels et choix du prestataire
J-45 à J-30 : Réunions avec le professionnel sélectionné pour repérer et évaluer les volumes, définition de l’implantation dans les nouveaux locaux
J-30 à J-15 : Livraison des fournitures pour le déménagement, et information détaillée aux salariés, étiquetage par salariés
J-15 à J-2 : Archivage et restriction au strict nécessaire pour les déménageurs
J-1 : mise à disposition des plans d’implantation dans les futurs locaux, et protection dans les anciens et nouveaux locaux. Déménagement du matériel fragile, comme par exemple l’informatique
Déménagement
Le premier jour dans les nouveaux bureaux, il est primordial de marquer le coup. Un accueil individualisé est incontournable, afin de bien marquer l’arrivée.

A lire à ce sujet : Déménagement d’entreprise : Travail et Sécurité
Photo : Lars Plougmann