Comment bien préparer son départ en vacances ?
17 juillet 2018

L’été est là ! Saison chaude et festive, elle est aussi synonyme de départs en vacances dans le monde de l’entreprise. Mais, si à l’approche de congés on a parfois tendance à être moins concentré, pour vraiment profiter de cette pause et partir avec le sentiment du travail accompli, il s’agit de bien s’organiser. Voici comment préparer son départ, en 6 étapes :
Étape 1 : prévenir à l’avance
Partir en vacances, ça ne s’improvise pas ! La prise de congés est d’ailleurs fixée par les conventions ou accords collectifs. Il faut généralement la prévoir à l’avance : deux mois avant la date de départ prévue, par exemple. Il est donc primordial, si ce n’est obligatoire, de prendre ses dispositions bien à l’avance. Cela épargne du stress inutile : pour les employeurs comme les employés, c’est gagnant-gagnant !
En outre, si notre téléphone peut être éteint pendant nos vacances, notre boîte mail, elle, reste active. Afin d’alerter aussi bien des collaborateurs étourdis que des clients ou potentiels prospects, il est également important de programmer un message d’absence stipulant les dates de congés et personnes à contacter en cas d’urgence.
Avant le départ, mieux vaut, enfin, s’assurer d’avoir fait le ménage dans son agenda, au cas où un rendez-vous aurait été planifié pendant ce temps d’absence et de façon à pouvoir le repousser (tant que l’on a accès à un réseau WiFi).
Étape 2 : traiter les dernières urgences
Plus grosse source de panique avant les vacances : se retrouver avec une pile de dossiers prioritaires à traiter au dernier moment. Pour l’éviter, une solution : la planification.
Il s’agit, quelques semaines en amont, de préparer un planning prévisionnel (qui aidera en outre à mieux gérer l’angoisse de la rentrée) ; et, pour éviter l’engorgement des derniers jours, de se fixer une « to do list », récapitulant les tâches qui ne peuvent pas attendre le retour de congés. Ne reste, ensuite, qu’à s’y atteler !
Étape 3 : faire le point avec ses collaborateurs
Question de savoir-être : on ne peut pas partir en vacances et laisser ses collègues se débrouiller ! Une fois au clair sur ce qui a été fait et reste à faire, il est nécessaire de réunir son équipe et éventuellement de demander à certains collaborateurs de prendre le relais sur ses dossiers, avec des consignes précises. Qu’ils sachent à quoi s’attendre.
Le tout est de rester raisonnable et d’équitablement dispatcher : il ne s’agit pas de demander à une personne de doubler sa charge de travail pendant que l’on se dore tranquillement la pilule !
Une fois de retour, une deuxième réunion sera inévitable pour savoir où en sont les projets, ce qu’il faut encore mettre en place, etc.
Étape 4 : ranger son bureau
Un petit ménage de printemps s’impose ! Avant de partir, il est important de ranger ses dossiers et de trier ses documents (numériques comme imprimés). Ce classement a deux avantages : d’une part il permet aux collègues de s’y retrouver plus facilement en notre absence, d’autre part il permet à la rentrée de ne pas découvrir une montagne de paperasse sur son bureau (rien n’est plus déprimant). S’il prend du temps, ce ménage participe au bien-être de tous !
Étape 5 : préparer sa « déconnexion »
Les vacances sont d’autant plus appréciables lorsqu’elles permettent de faire le vide et de recharger ses batteries. Elles sont l’occasion de déconnecter, vraiment, du boulot. Tablettes, ordinateurs ou téléphones portables professionnels devraient, idéalement, restés éteints, fermés. Le projet de loi Travail prévoit d’ailleurs d’instaurer un « droit à la déconnexion » qui s’appliquerait à tous les salariés, tous âges ou grades confondus.
Mais, il n’est pas toujours évident, selon les métiers, d’être totalement injoignable. Le but alors est de fixer, avant son départ, des créneaux fixes dédiés à la consultation de mails ou à la gestion de demandes. Sans que cette activité n’empêche de prendre du recul ou de profiter de ses congés.
Les chiffres :
- 37 % des actifs utilisent des outils numériques professionnels en dehors de leur temps de travail,
- 28 % déclarent rester en contact avec leur entreprise pendant leurs vacances (en traitant leurs mails, notamment).
Étape 6 : organiser son retour
Préparer, avant le départ, le travail à traiter dès son retour : voilà la clé pour ne pas tomber dans le chaos à la rentrée. De même qu’il sera utile de prévoir une réunion avec ses collègues qui, en plus de permettre de faire le point sur les projets en cours, impulsera une dynamique d’équipe positive et salutaire !
Et vous ?
Comment vous préparez-vous au sein de votre entreprise aux départs en vacances ? Êtes-vous organisés ou plutôt du genre à improviser ? Partagez vos bonnes pratiques sur RSE-pro.com en vous rendant sur l’onglet « Publiez » !